🐝 1GATE · Verwaltung

Anmelden und Abmelden

Öffnen Sie https://ihre-seite.at/admin.php und geben Sie Benutzername oder E-Mail-Adresse und Kennwort ein. Die Anmeldung gilt nur für die Domain, auf der Sie sich anmelden. Für andere Ihrer Seiten nutzen Sie oben „Wechseln zu“ – das meldet Sie dort sicher an, ohne dass Sie das Kennwort erneut eintippen.

Nach fünf falschen Versuchen innerhalb von 15 Minuten wird der Zugang für diesen Namen kurz gesperrt. Das schützt vor Ausprobieren. Danach geht es automatisch wieder.

Kennwort vergessen? Auf der Anmeldeseite auf „Kennwort vergessen?“ klicken, Benutzername oder E-Mail eingeben – Sie bekommen einen Link (48 Stunden gültig, einmal verwendbar). Hat Ihr Zugang keine E-Mail-Adresse, bitten Sie den Betreiber Ihrer Seite um einen neuen Zugangslink.

Rubriken (das Menü)

Reiter Rubriken: drei Spalten – Superrubriken → Hauptrubriken → Subrubriken. Klicken Sie links eine Rubrik an, um rechts ihre Unterrubriken zu sehen. „bearbeiten“ klappt das Formular auf:

• Name – so steht es im Menü. Reihenfolge – kleine Zahl = weiter vorne.
• im Menü – nur dann erscheint die Rubrik in der Menüleiste. sichtbar – nur dann ist sie überhaupt für Besucher da.
• Anzeigen ab/bis – zeitlich begrenzte Rubriken (z. B. eine Aktion). Außerhalb des Zeitraums ist sie unsichtbar.
• nur für Mitglieder – nur sichtbar, wenn das Modul „Login & Mitglieder“ eingeschaltet ist (siehe Anleitung „Login & Mitgliederbereich“).

Artikel (die Texte)

Reiter Artikel listet alle Texte. „bearbeiten“ öffnet den Editor:

• Titel und Rubrik (ohne Rubrik = Startseite).
• Inhalt mit dem Editor (fett, Listen, Links, Bilder, Tabellen). Platzhalter wie !!form1!! einfach in den Text schreiben.
• Gültig von/bis – zeitgesteuert veröffentlichen. aktiv – Haken entfernen = Artikel ist nicht öffentlich (Entwurf). Sortierung – Reihenfolge innerhalb der Rubrik.
• Vergessen Sie nicht Speichern – erst dann ist die Änderung auf der Seite.

Bilder und Dateien einfügen

Im Artikel-Editor unten: Datei hochladen (Bilder JPG/PNG/GIF/WebP, außerdem z. B. PDF und Office-Dokumente; höchstens 10 MB). Große Bilder werden automatisch verkleinert. Jede Datei bekommt eine Nummer, z. B. !!datei12!! – mit „einfügen“ setzen Sie den Platzhalter in den Text. Bilder erscheinen als Bild, andere Dateien als Download-Link. Tragen Sie bei Bildern einen Alternativtext ein (für Sehbehinderte und Suchmaschinen).

Meta / SEO

Reiter Meta/SEO: Titel, Stichwörter, Beschreibung und Autor der Seite. Diese Angaben sieht man nicht auf der Seite, sie werden aber von Google & Co. verwendet. Eine kurze, treffende Beschreibung (ca. 150 Zeichen) lohnt sich.

Der „Durchklicken“-Modus

Unter „Ihre Webseiten“ → bearbeiten (durchklicken) sehen Sie Ihre Seite wie ein Besucher, plus grüne Knöpfe (✎ bearbeiten, + Neuer Artikel hier). Hier sehen Sie auch Artikel, die noch inaktiv oder abgelaufen sind (mit Hinweis). Vorschau (ohne Admin) zeigt den Besucherblick. Geschützte Mitglieder-Inhalte sind hier immer sichtbar und mit 🔒 markiert.

Module ein- und ausschalten (Reiter Module)

Betreiber sehen den Reiter Module. Jedes Modul hat einen von drei Zuständen:

• nicht freigegeben – der Plattform-Betreiber hat es für Ihre Seite noch nicht erlaubt. Fragen Sie ihn, wenn Sie es brauchen.
• ausgeschaltet – erlaubt, aber nicht in Betrieb: kein Reiter, Platzhalter bleibt leer.
• aktiv – in Betrieb.

Ausschalten löscht nichts. Bei Newsletter pausiert der Versand, die Abmelde-Links in schon verschickten Mails funktionieren weiter.

Rollen im Überblick

Den Plattform-Betreiber (Oberadmin) sehen Sie in Ihrer Mitgliederliste nicht. Er kann alles und legt fest, was Betreiber auf ihrer Seite dürfen (neue Personen anlegen, bekannte Personen aufnehmen, weitere Betreiber ernennen).

Mein Konto

Oben rechts Mein Konto: Kennwort ändern (mindestens 8 Zeichen, nicht gleich Benutzername oder E-Mail), Name, E-Mail-Adresse. Eine neue E-Mail-Adresse gilt erst, wenn Sie den Bestätigungslink anklicken, den wir an die neue Adresse senden. Zur Sicherheit verlangt das System dafür Ihr Kennwort.

Erste Anmeldung (Einladung)

Ihr Betreiber legt Ihren Zugang an. Sie erhalten eine E-Mail mit Ihrem Benutzernamen und einem Link, mit dem Sie Ihr Kennwort festlegen (7 Tage gültig, nur einmal verwendbar). Mindestens 8 Zeichen, nicht gleich Ihrem Benutzernamen oder Ihrer E-Mail-Adresse. Danach melden Sie sich auf der Seite an.

Manchmal bekommen Sie das Startkennwort persönlich. Dann werden Sie bei der ersten Anmeldung aufgefordert, ein eigenes festzulegen.

Anmelden

Auf der Seite finden Sie den Kasten „Anmelden“. Benutzername oder E-Mail plus Kennwort. Nach erfolgreicher Anmeldung steht dort „Angemeldet als …“ mit den Links Mein Konto, Abmelden und – falls Sie mehrere Seiten haben – Wechseln zu.

Ihr Konto gehört zu bestimmten Seiten. Wollen Sie sich auf einer Seite anmelden, bei der Sie nicht Mitglied sind, erscheint „Dieses Konto gehört nicht zu dieser Seite“.

Kennwort vergessen

Im Anmelde-Kasten auf „Kennwort vergessen?“ klicken, Benutzername oder E-Mail eintragen. Wenn zu Ihrem Zugang eine E-Mail-Adresse gehört, kommt ein Link (48 Stunden gültig, nur einmal). Aus Sicherheitsgründen antwortet die Seite immer gleich – auch wenn der Name nicht existiert. Kommt nichts an: Spam-Ordner prüfen, oder Betreiber um einen neuen Zugangslink bitten.

Der Mitgliederbereich

Inhalte mit 🔒 sind nur für angemeldete Mitglieder. Manche sind nur für höhere Rollen (z. B. Redaktion) – die sehen Sie dann nicht.

Auf Seiten mit viel öffentlichem Inhalt: Klicken Sie im Menü auf „🔒 Mitgliederbereich“. Dann zeigt die Seite nur noch Ihre Mitgliederinhalte (Menü und Startseite). Mit „← Alle Inhalte“ kehren Sie zur Gesamtansicht zurück. Diese Umschaltung gibt es auch im Anmelde-Kasten. Auf manchen Seiten landen Sie nach der Anmeldung automatisch im Mitgliederbereich, und zwar auf der ersten Mitglieder-Rubrik – sie ist dann Ihre Startseite. Oben steht immer der kleine Kasten mit „Mein Konto“ und „Abmelden“.

Mein Konto

Im Anmelde-Kasten auf Mein Konto. Dort ändern Sie Ihr Kennwort (das alte wird zur Sicherheit abgefragt), Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Die neue E-Mail-Adresse gilt erst, nachdem Sie den Bestätigungslink aus der Mail an die neue Adresse angeklickt haben. Die Kontoseite sieht schlicht aus – sie ist die gemeinsame Verwaltungsseite; Sie sehen dort nur Ihr eigenes Konto.

Mehrere Seiten

Sind Sie bei mehreren Seiten Mitglied, gibt es im Anmelde-Kasten „Wechseln zu“. Damit sind Sie auf der anderen Seite sofort angemeldet, ohne Kennwort. Der Wechsel-Link gilt nur für Sekunden und nur einmal.

Modul einschalten und Anmelde-Kasten einbauen

Reiter Module → bei „Login & Mitglieder“ auf Einschalten. Schreiben Sie dann !!login!! an die gewünschte Stelle in einem Artikel. Besucher sehen dort ein Anmeldeformular mit dem Link „Kennwort vergessen?“. Im Durchklick-Modus erscheint darüber eine kleine grüne Box mit dem Link „Mitglieder verwalten“ und der Anzahl geschützter Rubriken/Artikel.

Tipp: Setzen Sie den Platzhalter auf die Startseite und in eine eigene Rubrik „Mitglieder“. So finden Mitglieder die Anmeldung sofort.

Personen hinzufügen (Reiter Mitglieder)

Geben Sie Benutzername oder E-Mail, Name (optional), E-Mail (optional) und die Rolle an. Dann wählen Sie den Zugang:

• Einladung per E-Mail – die Person erhält einen Link, setzt ihr Kennwort selbst (7 Tage gültig, einmalig). Das ist der sicherste Weg. Voraussetzung: eine E-Mail-Adresse.
• Link zum persönlichen Weitergeben – für Personen ohne E-Mail. Das System zeigt Ihnen den Link einmal an; Sie geben ihn persönlich weiter.
• Startkennwort vergeben – für Personen, die Sie persönlich betreuen. Mit „Änderung beim ersten Login verlangen“ muss die Person ein eigenes wählen.

Ist die Person schon im System (z. B. Mitglied einer anderen Seite) und Sie geben ihren Benutzernamen oder ihre E-Mail ein, wird sie nicht neu angelegt: Je nach Einstellung des Plattform-Betreibers wird sie direkt aufgenommen oder bekommt eine Einladung, der sie zustimmen muss. Sie sehen dabei nichts über ihre anderen Seiten.

Welche der Möglichkeiten Sie haben, bestimmt der Plattform-Betreiber pro Seite („neue Personen anlegen“, „bekannte Personen direkt aufnehmen“, „weitere Betreiber ernennen“). Ist das Anlegen gesperrt, sehen Sie statt des Formulars einen Hinweis; die Liste und alle anderen Funktionen bleiben.

Registrierung – nur durch den Admin oder öffentlich

Reiter Mitglieder → „Registrierung auf der Webseite“. Der Betreiber der Seite (und der Oberadmin) wählt:

• Nur durch den Admin (Standard): auf der Webseite gibt es keine Registrierung. Mitglieder legt der Betreiber im Reiter Mitglieder an; sie bekommen eine Einladung per E-Mail. Richtig für geschlossene Gruppen (z. B. „nur wer bei uns mitarbeitet“).
• Öffentlich: im Anmeldefeld erscheint „Noch kein Zugang? Registrieren“. Besucher geben Name und E-Mail ein (mit Spamschutz) und bekommen einen Bestätigungslink. Erst nach der Bestätigung (Kennwort festlegen) werden sie Mitglied und sehen alle Bereiche „nur für Mitglieder“. Nie bestätigte Registrierungen werden nach 3 Tagen gelöscht.

Umschalten geht jederzeit und wirkt sofort. Wird auf „nur durch den Admin“ zurückgestellt, sind auch noch offene Bestätigungslinks ungültig. Wer öffentlich registriert ist, bleibt Mitglied, bis Sie ihn entfernen.

Einladungen im Blick behalten

In der Mitgliederliste steht unter jedem Namen der Stand: aktiv, Kennwort gesetzt, noch nie angemeldet, Einladung offen – gültig bis …, Einladung abgelaufen oder noch nicht eingeladen. Einladungslinks gelten 7 Tage. Haben Personen die Einladung noch nicht angenommen, zeigt der Reiter oben einen Hinweis mit dem Knopf „Einladung an alle Offenen senden“ – jeder bekommt einen neuen Link, alte Links werden ungültig. Einzeln geht das mit „Einladung erneut senden“. Personen ohne E-Mail-Adresse bekommen einen „Link zum Weitergeben“.

Reine Mitglieder erhalten eine Einladung zum internen Bereich der Webseite (Anmeldung auf der Webseite, nicht in der Verwaltung); Redakteure und Betreiber eine Einladung zur Verwaltung.

Mitglieder verwalten

In der Liste: Rolle ändern (Auswahl + OK), Link mailen (schickt der Person einen Link zum neuen Festlegen ihres Kennworts), Link zum Weitergeben, Kennwort setzen, Entfernen. Hinweise:

• Gehört die Person auch zu anderen Seiten, dürfen Sie ihr Kennwort, Namen oder E-Mail nicht ändern – Sie können ihr nur einen Link an ihre Adresse mailen. So kann niemand fremde Konten übernehmen.
• Jede Seite braucht mindestens einen Betreiber; Ihre eigene Rolle können Sie nicht selbst ändern oder entfernen.
• Eine Mitgliedschaft kann befristet sein (gültig bis). Danach hat die Person keine Rechte mehr auf Ihrer Seite.
• Sperren und Löschen von Konten ist Sache des Plattform-Betreibers.

Rollen

Inhalte nur für Mitglieder

Rubrik schützen: Reiter Rubriken → „bearbeiten“ → Haken 🔒 nur für Mitglieder und ab Rolle (Mitglied / Redakteur / Betreiber). Die Rubrik, alle Unterrubriken und alle Artikel darin sind dann geschützt.

Einzelnen Artikel schützen: Artikel-Editor → Bereich „🔒 Zugriff“. Praktisch für einen Beitrag auf der Startseite, der nur Mitglieder betrifft.

Die Haken sind nur sichtbar, solange das Modul eingeschaltet ist (oder schon etwas geschützt ist). Im Durchklick-Modus tragen geschützte Artikel den Hinweis „🔒 nur …“.

Was Besucher ohne Berechtigung sehen:

• Die geschützte Rubrik ist im Menü verborgen.
• Geschützte Artikel in öffentlichen Rubriken und auf der Startseite fehlen einfach.
• Öffnet jemand einen geschützten Link direkt (z. B. aus einer Mail), sieht er „🔒 Dieser Bereich ist nur für Mitglieder“ mit dem Anmeldeformular. Suchmaschinen und KI-Crawler sehen Geschütztes nicht: Es steht weder in den maschinenlesbaren Ausgaben noch in der llms.txt.

Für die KI-Schnittstelle gilt: artikel.aendern kennt die Felder nur_mitglieder (0/1) und min_rolle.

Mitgliederansicht

Auf Seiten mit viel öffentlichem Inhalt gehen Mitgliederinhalte leicht unter. Deshalb gibt es für angemeldete Mitglieder:

• In der Gesamtansicht sind geschützte Rubriken im Menü mit 🔒 markiert; als erster Menüpunkt steht „🔒 Mitgliederbereich“.
• In der Mitgliederansicht zeigt das Menü nur geschützte Rubriken (plus „← Alle Inhalte“). Die Startseite der Mitglieder („Home“) ist die erste Mitglieder-Rubrik – nach der Reihenfolge, die Sie bei den Rubriken eingestellt haben, und nur unter den Rubriken, die das jeweilige Mitglied sehen darf (eine Rubrik „ab Redakteur“ wird für ein einfaches Mitglied übersprungen). Gibt es noch keine Mitglieder-Rubrik, sehen Mitglieder eine Übersicht „Ihr Mitgliederbereich“.
• Oben auf jeder Seite der Mitgliederansicht steht der kleine Kasten „Angemeldet als … · Mein Konto · Abmelden“ – Sie brauchen !!login!! nicht in jede Rubrik zu schreiben.
• Umschalten geht im Menü und im Anmelde-Kasten.
• Schalter für Ihre Seite (Reiter Module, sobald das Modul läuft): „Nach der Anmeldung gleich in den Mitgliederbereich“ – Standard aus. Mitglieder landen dann direkt auf der ersten Mitglieder-Rubrik, ohne Homepage-Inhalt dazwischen. Meldet sich jemand dagegen von einer gesperrten Rubrik aus an (z. B. über einen Link aus einer Mail), bleibt er auf genau dieser Rubrik.

Tipp: Legen Sie als erste Mitglieder-Rubrik (kleinste Reihenfolge-Zahl) eine Willkommens-Rubrik für Mitglieder an, z. B. „Aktuelles für Mitglieder“ – sie ist die Startseite Ihrer Mitglieder.

Mehrere Seiten – „Wechseln zu“

Wer bei mehreren Ihrer Seiten Mitglied oder Betreiber ist, sieht im Anmelde-Kasten und in der Verwaltung „Wechseln zu“. Das System erzeugt einen Einmal-Link (60 Sekunden gültig, nur für die Zielseite) und meldet die Person dort an. Betreiber und Redakteure landen direkt in der Verwaltung der Zielseite, Mitglieder auf der Seite.

Ein Formular einrichten

1. Schreiben Sie !!form1!! in einen Artikel und speichern Sie.
2. Öffnen Sie die Seite im Durchklick-Modus: Ist das Formular noch nicht angelegt, sehen Sie dort die Box „Formular noch nicht definiert“ mit dem Knopf Formular anlegen/bearbeiten. Alternativ Reiter Formulare.
3. Tragen Sie die Empfänger-E-Mail ein und optional den Bestätigungstext, z. B. „Danke, wir melden uns in den nächsten Tagen.“ Lassen Sie ihn leer, erscheint der Standardtext „Versenden OK! Wir haben Ihre Nachricht erhalten …“.
4. Formular speichern.
5. Testen: ausfüllen, absenden, Eingang prüfen.

Sollen mehrere Personen die Nachrichten bekommen, schreiben Sie die Adressen durch Komma getrennt in das Feld, z. B. info@verein.at, kassa@verein.at (höchstens 5). Beim Speichern prüft das System jede Adresse; bei einem Tippfehler wird nichts gespeichert und Sie sehen, welche Adresse ungültig ist.

Eigene Felder (für Fortgeschrittene)

Das Feld „Felder“ ist eine Liste in der Schreibweise JSON. Leer lassen = Standardfelder. Beispiel zum Kopieren:

[
 {"name":"name","label":"Ihr Name","typ":"text","pflicht":true},
 {"name":"email","label":"E-Mail","typ":"email","pflicht":true},
 {"name":"telefon","label":"Telefon","typ":"text","pflicht":false},
 {"name":"nachricht","label":"Ihre Nachricht","typ":"textarea","pflicht":true}
]

• name: interner Name, nur Kleinbuchstaben/Ziffern, keine Leerzeichen. label: Beschriftung auf der Seite.
• typ: text, email oder textarea (mehrzeilig) sind sicher. pflicht: true oder false (ohne Anführungszeichen).
• Jede Zeile außer der letzten endet mit einem Komma. Anführungszeichen müssen gerade sein ("), nicht „typografisch“.

Eingänge ansehen

Reiter Formulare → beim Formular Eingänge. Sie sehen Datum, Mail-Status (ob die E-Mail abgeschickt werden konnte) und die Daten. Meldet der Status einen Fehler, ist die Nachricht trotzdem hier gespeichert – so geht keine Anfrage verloren. Gespeichert wird auch die IP-Adresse des Absenders (Spam-Abwehr); beachten Sie das in Ihrer Datenschutzerklärung.

Zusätzlich geht von jedem Formular eine Kopie an das zentrale Postfach der Plattform (Nachweis und Fehlersuche, wie im bisherigen System). Der Betreff der Mail lautet „Kontaktformular <Nummer> – <Betreff des Besuchers>“.

Spamschutz

Besucher lösen eine kleine Aufgabe (Rechnen oder Bild abtippen). Dazu gibt es ein unsichtbares Fangfeld und eine Zeitprüfung: Wer das Formular in weniger als ein paar Sekunden absendet, ist ein Programm. Das Formular wird per Skript in die Seite eingefügt – einfache Spam-Programme sehen es im Quelltext nicht. Besucher ohne JavaScript sehen es deshalb nicht.

Album anlegen und Fotos hochladen

Reiter Fotoalbum → Neues Album anlegen: Titel, Beschreibung (optional), Anzeigen in (Sprache, wenn Ihre Seite mehrsprachig ist). Nach „Album anlegen“ klicken Sie bei dem Album auf Fotos verwalten.

Unter Fotos hochladen wählen Sie mehrere Dateien oder ziehen sie hinein. Jedes Foto wird automatisch in eine Vorschau und eine große Ansicht (bis 2000 Pixel) umgerechnet. Sehr große Bilder (über 16 Megapixel) werden abgelehnt – verkleinern Sie sie vorher. Bei einer Fehlermeldung wurde nur dieses eine Foto nicht übernommen.

Reihenfolge, Titelbild, Bildunterschrift

Unter jedem Foto: ▲ früher und ▼ später verschieben das Foto. � Titelbild bestimmt das Bild, das in der Albumübersicht gezeigt wird. Die Beschreibung / Bildunterschrift erscheint in der großen Ansicht – nützlich für Suchmaschinen und Sehbehinderte.

Album-Einstellungen

• Album ist aktiv (öffentlich sichtbar) – Haken weg = nur im Durchklick-Modus für Sie sichtbar.
• Albumtitel über den Fotos anzeigen – ja/nein.
• Aufrufzähler öffentlich anzeigen – gezählt wird immer; hier bestimmen Sie nur, ob Besucher die Zahl sehen. Aufrufe von angemeldeten Redakteuren werden nicht mitgezählt.
• Kommentare: aus · ja – erst nach Ihrer Freigabe sichtbar (empfohlen) · ja – sofort sichtbar. Kommentieren ist mit Spamschutz möglich. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert.

Kommentare prüfen

Bei „erst nach Freigabe“ erscheinen neue Kommentare im Album unter Kommentare mit den Knöpfen Freigeben und Löschen. Erst nach „Freigeben“ sehen Besucher den Kommentar.

Album in einen Artikel einbinden

In der Albumliste zeigt die Spalte Einbinden den Platzhalter, z. B. !!fotoalbum3!!. Kopieren Sie ihn in den Artikel, an die Stelle, wo die Fotos erscheinen sollen. !!fotoalbum!! ohne Nummer zeigt alle aktiven Alben (passend zur gewählten Sprache). Im Durchklick-Modus sehen Sie über der Ausgabe eine kleine Box mit dem Knopf „Fotoalbum verwalten“.

Wenn das Modul ausgeschaltet wird

Der Platzhalter bleibt dann leer und der Reiter verschwindet. Die Alben und Fotos bleiben gespeichert und sind nach dem Wieder-Einschalten sofort da.

Liste einrichten (Betreiber)

1. Reiter Newsletter → Name des Newsletters → „Newsletter einrichten“.
2. Einstellungen öffnen:
   • Absender: Absendername, Absenderadresse („Von“), optional Antwortadresse.
   • Versandkonto (SMTP): Server, Port, Verschlüsselung, Benutzer, Kennwort. Die Absenderadresse muss zum Versandkonto passen. Diese Daten bekommen Sie von Ihrem Plattform-Betreiber bzw. E-Mail-Anbieter.
   • Raten-Grenzen: Mails pro Minute / Stunde / Tag. Darunter steht, wie lange ein Versand an 500 Empfänger dauern würde.
   • Texte: Betreff und Text der Bestätigungsmail, Meldung nach dem Absenden, Einwilligungstext am Formular, Fußzeile jeder Mail (Impressum/Anschrift).
3. Haken aktiv setzen und speichern. Solange Absender oder Versandkonto fehlen, bleibt die Liste inaktiv; Besucher sehen dann einen freundlichen Hinweis statt des Formulars.
4. !!newsletter!! in einen Artikel schreiben. Das Formular hat einen Spamschutz und einen Einwilligungstext.

Abonnenten

Status: aktiv (bestätigt, bekommt Ausgaben), wartet (Bestätigungsmail noch nicht angeklickt), abgemeldet. Sie können nach E-Mail/Name suchen und nach Status oder Kategorie filtern.

• Abonnent hinzufügen: E-Mail, Name (optional). Mit dem Haken „Einwilligung liegt vor“ ist die Person sofort aktiv, sonst bekommt sie eine Bestätigungsmail (Double-Opt-In).
• Bestätigungsmail erneut senden bei wartenden Abonnenten (wenn die erste im Spam gelandet ist).
• Kategorien (z. B. „Termine“, „Aktuelles“): Abonnenten können beim Anmelden wählen, wenn Sie das erlauben. Eine Ausgabe geht dann an alle oder nur an bestimmte Kategorien. Wer nichts wählt, bekommt alles.

Import und Export (CSV)

Import: Datei hochladen → Sie sehen zuerst eine Vorschau (nichts wird gespeichert). Spalten mit Kopfzeile: email; optional name, kategorien (mit | getrennt), status (aktiv/wartet/abgemeldet). Trennzeichen ; oder ,. Ohne Kopfzeile: E-Mail;Name. Dann wählen Sie, wie übernommen wird:

• Wie in der Datei (ohne Angabe: wartend),
• Alle als wartend – Bestätigungsmail an jede Adresse (Double-Opt-In, bei fremden Listen empfohlen),
• Alle sofort als aktiv – nur, wenn für alle eine gültige Einwilligung vorliegt (Pflicht-Häkchen).

Adressen, die schon in der Liste sind oder ungültig, werden übersprungen. Bestätigungsmails gehen im Hintergrund unter Beachtung der Raten-Grenzen hinaus. Export: „CSV-Export“ lädt die (gefilterte) Liste herunter.

Eine Ausgabe schreiben und versenden

1. Neue Ausgabe → Betreff, Inhalt im Editor (Bilder per „Bilder einfügen / Hochladen & einfügen“). Die Textversion (für Mail-Programme ohne Formatierung) wird automatisch erzeugt; Sie können sie auch von Hand schreiben.
2. Empfänger: alle aktiven Abonnenten oder nur bestimmte Kategorien.
3. Optional „Bilder direkt in die Mail einbetten“: erscheinen sofort, ohne dass der Empfänger „Bilder laden“ klicken muss (max. 4 MB je Mail; mehr wird als Link eingefügt).
4. Entwurf speichern, dann Vorschau ansehen.
5. Testmail an Ihre eigene Adresse senden und in Ihrem Mail-Programm prüfen (Handy nicht vergessen).
6. Versenden: Bestätigungs-Häkchen setzen → Versand starten. Ab jetzt ist die Ausgabe gesperrt – Änderungen gehen nur über „Als neuen Entwurf kopieren“.

Der Versand läuft

Ein Hintergrund-Job sendet jede Minute eine Portion, so viele wie die Raten-Grenzen erlauben. Bei der Voreinstellung von 45 Mails pro Tag dauert ein Versand an 500 Adressen etwa 11 Tage. Das ist Absicht: Gleichmäßiges Senden schützt vor Sperren durch Mail-Anbieter. Sie sehen in der Ausgabe den Fortschritt (gesendet / Fehler). Mit Pausieren hält der Versand an, Fortsetzen macht weiter, Abbrechen beendet ihn (wer noch nichts bekommen hat, bekommt auch nichts mehr; Gesendetes bleibt gesendet).

Wer sich abmeldet (Link in jeder Mail, funktioniert auch mit einem Klick im Mail-Programm), erhält ab sofort nichts mehr, auch nicht aus einem laufenden Versand.

Wenn das Modul ausgeschaltet wird

Das Anmeldeformular verschwindet, neue Anmeldungen und Bestätigungsmails werden nicht mehr angenommen, laufende Versendungen warten. Die Abmelde- und Einstellungs-Links in bereits verschickten Mails funktionieren weiter. Alle Daten bleiben erhalten.

Einstellungen (Betreiber)

Reiter Shop → Einstellungen:

• Verkäufer: Shop-Name, Firma, Anschrift, UID, Telefon, Kontakt-E-Mail. Diese Angaben erscheinen auf der E-Mail-Rechnung. Antworten der Kunden gehen an die Kontakt-E-Mail.
• Bestell-E-Mail: hierhin kommt jede Bestellung (eine oder bis zu 5 Adressen, durch Komma getrennt). Zusätzlich geht eine Kopie an das zentrale Postfach der Plattform.
• Versandkosten: stellen Sie im eigenen Reiter Versand ein (siehe unten). Der Hinweistext für „nach Vereinbarung“ steht ebenfalls dort.
• Zahlungsarten: Vorauskasse/Überweisung, auf Rechnung (Ware wird geliefert, der Kunde überweist nach Erhalt), Nachnahme, bar bei Abholung, bar bei Lieferung, nach Vereinbarung. Für Vorauskasse und Rechnung tragen Sie die Kontoverbindung ein; sie steht auf der Rechnung. „Auf Rechnung“ ist ein Vertrauensgeschäft – das Zahlungsziel und das Mahnen erledigen Sie selbst.
• MwSt: Standardsatz für neue Artikel; mit dem Haken „MwSt ausweisen“ erscheint sie im Shop und auf der Rechnung (bei Kleinunternehmern abschalten).
• Shop öffnen: erst wenn der Shop vollständig eingerichtet ist (Anschrift, Bestell-E-Mail, Zahlart, AGB, Widerruf). Das System zeigt, was noch fehlt.

Versand einrichten (Betreiber)

Reiter Shop → Versand → „Versandmodell“. Die Wahl wirkt sofort im Shop; bereits aufgegebene Bestellungen bleiben unverändert.

• Keine Versandkosten: alles wird kostenlos versendet. Auf Wunsch liefern Sie nur in ausgewählte Länder („Lieferländer“); andere Länder kann der Kunde dann nicht wählen.
• Nach Vereinbarung: der Shop rechnet nichts; im Shop und auf der Rechnung steht Ihr Hinweistext (z. B. „Versandkosten werden Ihnen mitgeteilt“). Auch hier sind Lieferländer einschränkbar.
• Eigene Regionen mit Gewichtsstaffel: der Kunde wählt im Warenkorb sein Land, der Shop ermittelt Region und Preis.
• Versandarten & Regionen: wie oben, aber Sie legen mehrere Versandarten an und der Kunde wählt in der Kasse eine davon (siehe „Versandarten“ weiter unten).

Regionen: eine Region fasst Länder zusammen (z. B. „Österreich“, „Deutschland“, „EU“, „China“). Beim Anlegen können Sie die Länder einer Post-Zone übernehmen (0 Österreich, 1a Deutschland/Italien/San Marino, 1b EU-Nachbarn, 2 übriges Europa, 3 bis 5 Welt) und einzelne Länder ergänzen. Die Reihenfolge entscheidet: steht ein Land in mehreren Regionen, gilt die oberste passende. So kann „Deutschland“ über „EU“ stehen und einen eigenen Preis haben. Ein Land, das in keiner Region steht (oder dessen Region noch keine Preise hat), ist nicht lieferbar. Das System zeigt Überschneidungen als Hinweis an. Mit ▲ ▼ verschieben Sie Regionen.

Preise je Region: Stufen „bis einschließlich“ in kg, z. B. „bis 0,5 kg = 3,80“, „bis 2,5 kg = 5,80“, „bis 5 kg = 6,00“. Es gibt keine Lücken: 0,501 kg fällt in die Stufe „bis 2,5 kg“. Eine Stufe kann „unbegrenzt“ sein (ein Fixpreis, z. B. „alles nach China 50,00“). Optional pro Stufe: maximale Maße (Höhe × Breite × Tiefe in cm) mit einem Zuschlag je Stück, das größer ist.

Mehrere Pakete: ist eine Bestellung schwerer als die größte Stufe, rechnet der Shop mit vollen Maximalpaketen plus einem Restpaket (12 kg bei größter Stufe 5 kg = 2 × Preis „bis 5 kg“ + Preis für 2 kg). Artikel ohne Gewicht verursachen keine Versandkosten; besteht der Warenkorb nur aus solchen Artikeln, ist der Versand kostenlos.

Weitere Einstellungen je Region: „Kostenlos ab Warenwert“ (z. B. 100,00), „Nachnahmegebühr je Paket“ (gilt in jedem Land, in das Sie Nachnahme anbieten), „Lieferzeit“ (erscheint im Warenkorb). Selbstabholung kann als zweite Möglichkeit angeboten werden (kostenlos, mit Adresse/Zeiten). Bei Abholung sind „Nachnahme“ und „Bar bei Lieferung“ nicht wählbar, „Bar bei Abholung“ nur dann.

MwSt der Versandkosten: standardmäßig die Standard-MwSt des Shops, einstellbar. Die Versandkosten sind Bruttobeträge und erscheinen in der MwSt-Aufstellung der Rechnung.

Testrechner: unten im Reiter Versand: Land, Gewicht und Warenwert eingeben – er zeigt Preis, Anzahl der Pakete und die Region, die gegriffen hat (auch wenn mehrere passen). Probieren Sie damit Ihre Tabelle aus, bevor Kunden sie nutzen.

Versandarten (Betreiber)

Im Modell Versandarten & Regionen legen Sie zuerst die Regionen an (Länder zusammenfassen, wie oben) und danach unter „Versandarten“ beliebig viele Versandarten. Jede Versandart hat eine Preisregel und eigene Preise je Region:

• Pauschale: ein fester Preis je Bestellung.
• Nach Gewicht: Stufen „bis einschließlich kg“ wie oben, inklusive mehrerer Pakete und Übergrößen.
• Nach Warenwert: Stufen „bis einschließlich EUR“ (z. B. bis 50,00 = 6,90; bis 150,00 = 4,90; darüber unbegrenzt = 0,00).
• Je Stück: Preis × Stückzahl.
• Abholung: kostenlos; Sie schalten sie je Region ein. Tragen Sie Abholort und Zeiten als „Lieferzeit“ ein, sie erscheinen in der Kasse. Bei Abholung sind nur „bar bei Abholung“ und Überweisung möglich.

Ohne Preis ist die Versandart in der Region nicht verfügbar (Pauschale/Stück: Feld leer lassen; Stufen: keine Stufe anlegen). So bieten Sie z. B. „Express“ nur in Österreich und Deutschland an.

Weitere Einstellungen je Versandart: „Lieferzeit“ (überschreibt die der Region), „Kostenlos ab Warenwert“, eigene „Nachnahmegebühr“ (leer = Wert der Region), und Begrenzungen „nur ab/bis Warenwert“ bzw. „nur ab/bis kg“, damit eine Versandart nur bei passenden Bestellungen erscheint (z. B. „Spedition nur ab 20 kg“). Mit „angeboten“ können Sie eine Versandart zeitweise ausschalten, ohne ihre Preise zu verlieren. Mit ▲ ▼ bestimmen Sie die Reihenfolge in der Kasse; die erste Versandart ist vorgewählt.

Der Shop nimmt erst Bestellungen an, wenn mindestens eine Versandart mit Preis in einer Region eingerichtet ist. Der Testrechner zeigt Ihnen alle Versandarten, die für Land, Gewicht und Warenwert möglich sind.

Wechseln Sie das Modell, bleiben die Daten des anderen Modells erhalten. Bereits aufgegebene Bestellungen ändern sich nie.

Bestellungen bearbeiten

Reiter Shop → Bestellungen. Neue Bestellungen stehen rot als „neu“ oben. Mit der Suche finden Sie Bestellungen nach Nummer, Name, Firma oder E-Mail; mit dem Filter nach Status. Bei mehr als 40 Bestellungen wird in Seiten geblättert.

• Status: neu → bezahlt → versendet (oder storniert). Sie setzen ihn in der Bestellung unter „Status“.
• Versendet mit Sendungsnummer: Wählen Sie „versendet“, tragen Sie die Sendungsnummer ein (z. B. von der Post) und lassen Sie den Haken „Kunden per E-Mail informieren“ gesetzt. Der Kunde bekommt eine Mail mit Sendungsnummer, Lieferadresse und den bestellten Artikeln. Bei Nachnahme erinnert die Mail an den Betrag. Mit „Eigener Text“ können Sie einen Satz ergänzen (z. B. voraussichtliche Zustellung).
• Storno: Status „storniert“ mit Haken – der Kunde erhält eine kurze Mail, dass die Bestellung storniert wurde (auf Wunsch mit Ihrem Text, z. B. der Begründung). Die Bestellung bleibt zur Dokumentation erhalten und wird auf der Druckansicht als STORNIERT markiert.
• Die Mail geht nur beim Wechsel auf „versendet“ oder „storniert“ hinaus – nicht, wenn Sie später nur die Sendungsnummer korrigieren und erneut speichern. Die Sendungsnummer wird dann gespeichert, ohne dass der Kunde noch eine Mail erhält. Bei „bezahlt“ wird nie eine Mail verschickt.
• Geht die Mail nicht hinaus (z. B. falsche Adresse), zeigt der Shop eine rote Warnung. Der Status ist dann trotzdem gesetzt. Informieren Sie den Kunden bitte selbst.
• Druckansicht: In der Bestellung öffnen „Druckansicht Rechnung“ und „Lieferschein“ eine saubere Seite zum Drucken. Der Lieferschein hat keine Preise und keine Bankdaten – zum Beilegen ins Paket. Wollen Sie eine Datei statt Papier, wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
• Interne Notiz: sehen nur Sie, nie der Kunde.

Die Rechnung, die der Kunde per E-Mail erhalten hat, ist unverändert unter „Rechnung ansehen“ nachlesbar. Bestellungen ändern sich nach dem Absenden nicht mehr (Preise, Texte, MwSt bleiben, wie sie waren).

Testbetrieb und Testbestellungen

Unter Einstellungen → Shop öffnen gibt es den Haken Testbetrieb. Solange er gesetzt ist:

• bekommt jede neue Bestellung eine Testnummer (TEST-JJJJ-0001, …). Die echten Rechnungsnummern (JJJJ-0001 …) werden nicht verbraucht – sie bleiben lückenlos für den echten Start.
• tragen alle Mails (an Kunde und Shop, auch „versendet“) den Betreff „[TEST]“ und oben den Hinweis „Testbestellung – keine gültige Rechnung“. Die Druckansicht ist ebenso gestempelt.
• sehen Besucher im Shop den Hinweis „Testbetrieb“.

Im Reiter Bestellungen sind Testbestellungen grau mit „TEST“ markiert; der Filter zeigt „nur echte“ oder „nur Test“. Mit „Alle Testbestellungen löschen“ (nur Betreiber) werden sie samt Positionen entfernt und die Testnummern beginnen wieder bei 0001. Echte Bestellungen bleiben unberührt.

Zum echten Start: Testbestellungen löschen, Haken „Testbetrieb“ entfernen – die erste echte Bestellung bekommt dann JJJJ-0001. Ging versehentlich eine echte Nummer an einen Test, gibt es in der Bestellung den Knopf „War nur ein Test“: die Bestellung wird zum Test (und mit gelöscht), die Nummer bleibt als dokumentierte Lücke.

Mehrsprachige Shops

Hat die Seite mehrere Sprachen (Deutsch, Englisch, Bulgarisch, Französisch), erscheinen Warenkorb, Kasse, Fehlermeldungen, Länderliste, Rechnung und alle Mails an den Kunden in der Sprache, in der er bestellt. Die Bestellung merkt sich diese Sprache – auch spätere Mails („versendet“) und die Druckansicht kommen in dieser Sprache. Die Bestellmail an Sie und die Verwaltung bleiben Deutsch (mit dem Vermerk „Bestellsprache“).

AGB und Widerruf je Sprache: Reiter AGB & Widerruf → oben die Sprache wählen. Deutsch ist der Standardtext; für eine Sprache ohne eigenen Text wird er verwendet.

Grenze: Artikelnamen, Beschreibungen, Rubriken des Shops und Versandhinweis gibt es derzeit nur einmal (nicht je Sprache) – am besten in der Hauptsprache der Kunden oder kurz zweisprachig schreiben.

AGB und Widerrufsbelehrung (Betreiber)

Reiter Shop → AGB & Widerruf: Sie erfassen beide Texte selbst im Editor. Der Kunde muss sie in der Kasse bestätigen (mit Link zum Nachlesen) und bekommt sie mit der Rechnung per E-Mail. Die Bestellung merkt sich, welche Fassung gültig war.

Rubriken und Artikel

• Rubriken gliedern den Shop; Unterrubriken wählen Sie über „liegt in“. Eine verborgene Rubrik verbirgt auch ihre Artikel.
• Artikel: Name, Artikel-Nr., Preis (z. B. 6,00 oder 6.00), MwSt-Satz, Rubrik, Kurztext, Beschreibung, Gewicht in kg (z. B. 0,5), Maße in cm, Reihenfolge, Haken „im Shop sichtbar“. Artikel ohne Gewicht gelten später als versandkostenfrei.
• Bilder: mehrere hochladen (JPG, PNG, GIF, WebP; je höchstens 10 MB, werden automatisch verkleinert). Mit � bestimmen Sie das Titelbild, mit ◀ ▶ die Reihenfolge; der Alt-Text hilft Suchmaschinen und Sehbehinderten.
• Auswahlmöglichkeiten: z. B. „Sorte“ mit „Blüte“ und „Wald (+ 1,50)“. Der Kunde muss jede Auswahl treffen; der Aufpreis erhöht den Stückpreis. Ein Minuszeichen (z. B. −1,00) gibt Rabatt.

Den Shop auf der Seite einbinden

Legen Sie eine Rubrik (z. B. „Shop“) und einen Artikel darin an, und schreiben Sie !!shop!! in den Text. Dort erscheinen Sortiment, Suche, Artikelseiten, Warenkorb, Kasse und Bestätigung – alles im Design Ihrer Seite. Für Suchmaschinen enthält jede Artikelseite strukturierte Produktdaten. Die Seiten Warenkorb, Kasse und Bestätigung sind für Suchmaschinen gesperrt.

Bestellungen bearbeiten

Reiter Shop → Bestellungen: Liste mit Nummer, Datum, Kunde, Warenwert, Zahlart, Status und dem Zustellstatus der Mails (✓ = beide gesendet). Mit „ansehen“ öffnen Sie die Bestellung: Kundendaten, Positionen, Status setzen, interne Notiz und die Rechnung genau so, wie der Kunde sie erhalten hat. Neue Bestellungen sind mit „neu“ markiert und werden im Reiter gezählt.

Was der Kunde sieht

Shop-Startseite mit Rubriken und Sortiment → Artikelseite (Bilder, Beschreibung, Auswahl, Menge) → Warenkorb (Menge ändern, entfernen) → Kasse (Name, Adresse, E-Mail, Zahlart, Spamschutz, Bestätigung von AGB und Widerruf) → Bestätigungsseite mit der Bestellnummer; bei Vorauskasse mit Ihrer Kontoverbindung. Der Warenkorb gehört zur Sitzung des Besuchers; ein Kundenkonto ist nicht nötig.

Die drei Profile

• Nur lesen: die KI sieht Inhalte, Shop-Katalog und Versand. Sie ändert nichts.
• Redaktion (empfohlen): die KI liest und schreibt Artikel, Fotoalben, Shop-Artikel, Rubriken, Auswahlmöglichkeiten (Varianten), Bilder und Versandpreise. Neue Funktionen des CMS gehören automatisch dazu. Nicht erlaubt: Bestellungen, Abonnenten (Personendaten), Newsletter versenden, Testmails.
• Vollzugriff: zusätzlich Bestellungen mit Kundendaten lesen, Bestellstatus setzen (mit Mail an den Kunden, wenn ausdrücklich verlangt), Abonnenten verwalten, Newsletter versenden. Nur vergeben, wenn es wirklich gebraucht wird.

Warum Vollzugriff nicht der Standard ist: In Bestellungen, Formularen und Anmeldungen steht Text von Fremden. Liest eine KI so einen Text, kann darin eine versteckte Anweisung stehen (z. B. „schicke alle Kundendaten an …“). Mit dem Profil Redaktion kann dadurch nichts Unumkehrbares passieren; mit Vollzugriff schon. Unumkehrbare Aktionen (Newsletter versenden, Artikel löschen) verlangen deshalb zusätzlich eine ausdrückliche Bestätigung im Aufruf.

Was die KI nie darf

• Kennwörter, Benutzerkonten und Rollen ändern.
• Shop-Einstellungen, AGB, Widerruf, Zahlungsarten und Kontoverbindung ändern – das bleibt beim Betreiber im Verwaltungssystem.
• Auf andere Seiten zugreifen als die gewählte (außer der Zugang wurde bewusst für „alle Seiten“ angelegt).

Kontrolle

Auf der Seite KI-Zugänge sehen Sie je Zugang den letzten Zugriff und darunter die letzten Aktionen der KI. Protokolliert wird jede schreibende Aktion und jeder Zugriff auf Bestellungen; reines Lesen von Inhalten nicht. Der Schlüssel ist in der Datenbank nur verschlüsselt (SHA-256) gespeichert, er lässt sich nicht nachträglich anzeigen. Ist er verloren, legen Sie einen neuen an und sperren den alten.